devguard Prozesse: Checklisten und Meldeformulare, dokumentiert

So funktioniert es

Einmal geschrieben, dort ausgeführt, wo gearbeitet wird.

Sie halten den Ablauf fest und bauen seine Zeilen, Ihre Mitarbeitenden führen ihn im Portal aus, und jede Durchführung kommt als Einreichung zurück, die Sie bearbeiten, zitieren und exportieren können.

01

Den Ablauf einmal festhalten.

Ein Prozess trägt einen Namen, die Kennung, die Ihre Organisation bereits verwendet, eine Beschreibung, eine verantwortliche Rolle und die Geschäftsrollen, die ihn ausführen dürfen, dazu einen Rhythmus, eine Version und Labels. Bleibt der Adressatenkreis leer, darf ihn jede Person im Portal ausführen. Die Zeilen werden danach auf dem Reiter Struktur gebaut, in einem visuellen Builder oder einer Textansicht für die Masseneingabe, mit einer Live-Vorschau dessen, was Ihre Mitarbeitenden genau sehen werden.

Vorlagen auf Basis von ISO 9001:2015 geben Ihnen einen Ausgangspunkt für interne Audits, Managementbewertungen, Nichtkonformitäten, Kundenreklamationen, Lieferantenbewertungen, Auftragsfreigabe, Messmittel und Änderungsanträge. Eine Vorlage ersetzt die aktuelle Struktur, nachdem Sie bestätigt haben, und gespeichert wird erst, wenn Sie auf Speichern drücken.

Zwei Arten, ein Modell.

Eine Checkliste wird durchgearbeitet und eingereicht, eine Fahrzeugkontrolle vor Schichtbeginn oder ein monatlicher Rundgang durch den Serverraum. Ein Meldeformular wird ausgefüllt und eingereicht, wenn etwas passiert, eine Schadensmeldung oder ein Beinaheunfall. Die Art ist fix, sobald der Prozess existiert, weil jede Einreichung davon geprägt ist.

02

Ihre Mitarbeitenden führen ihn im Portal aus.

Eine Checkliste wird gestartet, durchgearbeitet und eingereicht. Der Fortschritt wird automatisch gespeichert, ein Tablet an der Laderampe, das die Verbindung verliert, verliert also nicht die letzten zwanzig Häkchen. Eine offen gelassene Checkliste erscheint dem ganzen Adressatenkreis als etwas, das fortgesetzt werden kann, die Spätschicht beendet, was die Frühschicht begonnen hat, und jede Zeile hält fest, wer sie wann abgehakt hat.

Ein Meldeformular wird in einem Zug eingereicht. Die Person, die es eingereicht hat, kann es danach nachlesen, und sonst niemand im Portal, weil eine Schadensmeldung Personen und Orte nennt.

03

Die Meldung bearbeiten, die Einreichung behalten.

Eingereichte Meldungen landen unter Einreichungen, geöffnet auf dem, was noch jemanden braucht. Die verantwortliche Rolle führt eine Meldung von eingereicht über in Bearbeitung zu erledigt und hält die ergriffenen Massnahmen, die verwendeten Teile und das Material, die Kosten und allfällige Bemerkungen fest. Eine erledigte Meldung ist gesperrt, bis jemand sie ausdrücklich entsperrt, das Wiedereröffnen eines abgeschlossenen Datensatzes ist also eine Entscheidung und kein Nebeneffekt eines Klicks.

Die verantwortliche Rolle erfährt von jeder Einreichung und Meldung, die meldende Person erfährt, wenn ihre Meldung übernommen, erledigt oder wiedereröffnet wird, und der Adressatenkreis erfährt, wenn eine wiederkehrende Checkliste fällig oder überfällig ist. Wer nur das Portal nutzt, hat keinen Posteingang in der App, für diese Personen ist die E-Mail alles, was zurückkommt.

Warum es so gebaut ist

Gebaut für die Person mit dem Tablet in der Hand.

Vier Entscheidungen dahinter, wie Prozesse hier funktionieren – jede davon überprüfbar und kein Adjektiv.

01

Die Einreichung friert ihre eigene Struktur ein.

Jede Einreichung behält ihre eigene Kopie der Zeilen, mit denen sie begonnen wurde. Eine Checkliste, die jemand im März eingereicht hat, zeigt also weiterhin genau das, was im März gefragt war, so oft Sie die Vorlage danach auch bearbeiten. Eine Durchführung, die vor einer Änderung begonnen wurde, wird mit den alten Zeilen abgeschlossen, statt zu den neuen zu springen, und der PDF-Export rendert aus dieser eingefrorenen Kopie statt aus der heutigen Vorlage.

02

Sechzig Zeilen sollten keine sechzig Klicks kosten.

Eine Stationscheckliste hat sechzig Zeilen, und sie Klick für Klick einzutippen ist der Grund, warum Checklisten auf Papier bleiben. Die Textansicht nimmt einen Abschnitt pro Überschriftzeile und eine Zeile pro Eintrag, Bezeichnung, Zielwert und Bemerkung durch senkrechte Striche getrennt, während der Builder das Umsortieren, Duplizieren und Löschen übernimmt. Die Live-Vorschau neben dem Editor zeigt genau das, was Ihre Mitarbeitenden im Portal in die Hand bekommen.

03

Eine eingereichte Meldung bleibt der Person vorbehalten, die sie eingereicht hat.

Eine Schadensmeldung nennt Personen und Orte, deshalb ist die meldende Person die einzige Mitarbeitende, die sie im Portal nachlesen kann. Die Bearbeitung findet unter Einreichungen statt, wo die verantwortliche Rolle sie von eingereicht über in Bearbeitung zu erledigt führt und festhält, was getan wurde, welche Teile und welches Material verwendet wurden und was es gekostet hat. Wer die Meldung eingereicht hat, erfährt jeden Schritt per E-Mail.

04

Einmal zu spät heisst nicht für immer zu spät.

Eine Checkliste mit Rhythmus verankert sich neu am Tag, an dem die Arbeit tatsächlich erledigt wurde, nicht am geplanten Termin. So drückt eine verspätete Durchführung nicht jeden folgenden Zyklus zusammen und lässt die Fristenliste nicht dauerhaft mahnen. Meldeformulare haben gar keinen Rhythmus: Sie werden eingereicht, wenn etwas passiert, und ein Fälligkeitsdatum dafür würde etwas verlangen, das niemand liefern kann.

In der Schweiz gehostet, exportierbar und Ihr Eigentum.

Standardmässig in der Schweiz gehostet, in Deutsch und Englisch, On-Premise möglich. Ihre Daten und Nachweise gehören Ihnen und sind jederzeit vollständig exportierbar, ohne Lock-in.

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Ein Modul der Plattform

Woran Prozesse hängen.

Ein Prozess bezieht seinen Adressatenkreis aus Geschäftsrollen, setzt seine wiederkehrenden Durchführungen in den Fristenkalender und legt jede Ausführung als Nachweis für die Controls ab, denen er dient.

Richtlinien

Ein Dokument, das Mitarbeitende lesen und bestätigen, kein Ablauf, den sie ausführen.

JUN

ISO review

in 3 days

Fristen

Wiederkehrende Checklisten im Kalender, neu verankert, wenn die Arbeit erledigt ist.

342

artifacts captured

linked to controls

Nachweise

Eine abgezeichnete Checkliste als Nachweis für eine Durchführung.

86%

Shared with

JDAKMR+3

Berichte

Eine Einreichung als PDF, jede Zeile mit Person und Zeitpunkt.

FAQ

Die Fragen, die Prüfer stellen.

Wie unterscheidet sich ein Prozess von einer Policy, einem Training oder einer Aufgabe?

Eine Policy ist ein Dokument, das Mitarbeitende lesen und bestätigen, ein Training ist Material, das sie durcharbeiten und bestätigen, und eine Aufgabe ist ein Stück Arbeit für eine Person. Ein Prozess ist ein Ablauf, den Mitarbeitende immer wieder ausführen, und jedes Mal wird eine datierte Einreichung gespeichert. Ein Auditor, der sehen will, dass der Rettungswagen jeden Monat geprüft wird, will diese Einreichungen, und genau die erzeugt dieses Modul.

Kann ich eine Checkliste ändern, nachdem Mitarbeitende sie eingereicht haben?

Ja, und nichts Bestehendes ändert sich dadurch. Jede Einreichung friert ihre eigene Kopie der Struktur in dem Moment ein, in dem sie beginnt. Frühere Durchführungen zeigen also weiterhin die Zeilen, nach denen tatsächlich gefragt wurde, und eine laufende Durchführung wird mit den Zeilen abgeschlossen, mit denen sie begonnen hat. Nur die Art, Checkliste oder Meldeformular, ist nach dem Anlegen fix, weil bestehende Einreichungen davon geprägt sind.

Wie wird eine eingereichte Meldung bearbeitet?

Eingereichte Meldungen landen unter Einreichungen, das mit dem öffnet, was noch jemanden braucht. Beim Öffnen sehen Sie die Antworten genau so, wie sie eingereicht wurden, plus ein Bearbeitungsfeld: einen Status, der von eingereicht über in Bearbeitung zu erledigt wechselt, die ergriffenen Massnahmen, die verwendeten Teile und das Material, die Kosten als Freitext und Bemerkungen. Eine erledigte Meldung ist gesperrt, und um sie erneut zu bearbeiten, muss sie ausdrücklich entsperrt werden. Die Person, die sie eingereicht hat, wird bei jedem Schritt benachrichtigt.

Wer kann einen Prozess ausführen, und wo?

Mitarbeitende führen Prozesse im Mitarbeiterportal aus, nicht in der Admin-App. Ein Mitglied mit der Rolle Employee kann eine Checkliste also auf dem Tablet durcharbeiten, ohne je die Register zu sehen. Werden unter «Wer darf ausführen» Geschäftsrollen genannt, verengt sich der Kreis auf deren Mitglieder; bleibt das Feld leer, darf jede Person im Portal. Eine offen gelassene Checkliste kann eine Kollegin oder ein Kollege fortsetzen, und jede Zeile hält fest, wer sie wann abgehakt hat.

Liefern Sie Vorlagen mit?

Ja, eine Reihe von Ausgangspunkten auf Basis von ISO 9001:2015: internes Audit, Managementbewertung, Nichtkonformität und Korrekturmassnahme, Kundenreklamation, Lieferantenbewertung, Auftragsfreigabe, Messmittel und Änderungsantrag. Eine Vorlage ersetzt die vorhandene Struktur und fragt vorher nach Ihrer Bestätigung. Gespeichert wird erst, wenn Sie auf Speichern drücken, eine Vorlage, die Ihnen nicht gefällt, kostet also nur ein Neuladen der Seite.

Wo werden die Daten gehostet, und kann ich sie exportieren?

Standardmässig in der Schweiz gehostet, auf Deutsch und Englisch, On-Premise möglich. Exportieren Sie die Prozessliste als CSV oder jede einzelne Einreichung als PDF mit jeder Zeile, wer sie wann geprüft hat, und dem vollständigen Verlauf. Wird ein Prozess archiviert, verschwindet er aus jedem Adressatenkreis und jeder Frist, seine Einreichungen bleiben aber erhalten. Ihre Daten gehören Ihnen und lassen sich jederzeit vollständig exportieren, ohne Lock-in.

Zeigen Sie dem Auditor die Durchführung, nicht das leere Formular.

Halten Sie die Checkliste einmal fest, geben Sie sie den Menschen, die sie ausführen, und lassen Sie jede Einreichung den Nachweis aufbauen, während die Vorlage weiterhin Ihnen gehört und verbessert werden kann.

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Jeder Ablauf ausgeführt,jede Durchführung dokumentiert.