devguard Trainings: zuweisen, erinnern, Abschluss festhalten

So funktioniert es

Erfasst, zugewiesen, bestätigt.

Ein Training verweist auf Material, das Sie bereits haben, eine Zuweisung gibt ihm eine Zielgruppe und eine Häufigkeit, und jede Person bestätigt, wenn sie es durchgearbeitet hat.

01

Verweisen Sie auf das Material, das Sie haben.

Ein Training trägt einen Titel, eine Beschreibung, eine verantwortliche Rolle und eine Dauer in Minuten. Der Inhalt ist ein YouTube- oder Vimeo-Video, das direkt abgespielt wird, ein externer Link, der Ihr LMS oder das Portal eines Anbieters in einem neuen Tab öffnet, oder ein PDF, das Sie hochladen und das über einen zeitlich begrenzten Download-Link statt über eine öffentliche URL ausgeliefert wird.

Verantwortlich ist eine Business-Rolle, das Security-Team, HR oder der CISO, nie eine namentlich genannte Person. Personen kommen und gehen in Rollen, die Verantwortung bleibt.

02

Ergänzen Sie eine Zuweisung, und es wird scharf geschaltet.

Ein Training bleibt folgenlos, bis Sie eine Zuweisung ergänzen: eine Zielgruppe, eine erste Fälligkeit und eine Häufigkeit, einmalig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Ein Training hat höchstens eine Zuweisung, und eine wiederkehrende erzeugt eine Reihe von Fälligkeiten, ohne pro Zyklus etwas zu speichern. Eine geänderte Häufigkeit formt deshalb die ganze Reihe neu, statt verwaiste Termine zurückzulassen.

Die Zielgruppe löst sich live auf.

Eine Zielgruppe ist die Vereinigung namentlich genannter Mitglieder und ausgewählter Business-Rollen und wird live aufgelöst, statt beim Speichern eingefroren zu werden. Nehmen Sie jemanden in die Rolle Engineering auf, gehört die Person zu jeder Zuweisung, die auf diese Rolle zielt, nehmen Sie sie heraus, entfällt die Pflicht. Eine archivierte Rolle wirkt wie eine leere Rolle.

03

Ihre Leute schliessen ab, Sie sehen, wer noch offen ist.

Zugewiesene Personen arbeiten im Mitarbeiterportal, einem reinen Portalzugang, der keine Lizenz für die Hauptanwendung braucht. Sie sehen das Material, arbeiten es durch, bestätigen, dass sie das Training absolviert haben, und markieren es als abgeschlossen. Die Zuweisungskarte zeigt danach die Zahlen für abgeschlossen, offen und überfällig und listet jede Person mit ihrem Status und dem letzten Abschlussdatum.

Warum es so gebaut ist

Gebaut um den Nachweis, der dabei entsteht.

Vier Entscheidungen dahinter, wie Trainings hier funktionieren – jede davon überprüfbar und kein Adjektiv.

01

Verweist auf das Material, das Sie schon haben.

Ein Training ist ein YouTube- oder Vimeo-Video, das direkt abgespielt wird, ein externer Link auf Ihr LMS oder das Portal eines Anbieters, oder ein PDF, das Sie hochladen und das über einen zeitlich begrenzten Download-Link statt über eine öffentliche URL ausgeliefert wird. Für die Pflicht und den Nachweis muss nichts davon in devguard nachgebaut werden.

02

Die Zielgruppe löst sich live auf, nicht beim Speichern.

Eine Zielgruppe besteht aus namentlich genannten Mitgliedern plus Business-Rollen und wird im Moment des Lesens aufgelöst. Wer in die Rolle Engineering aufgenommen wird, gehört zu jeder Zuweisung, die auf diese Rolle zielt, wer sie verlässt, verliert die Pflicht, und eine archivierte Rolle wirkt wie eine leere Rolle.

03

Selbstbestätigung, und der Nachweis sagt das auch.

devguard hält fest, dass eine namentlich genannte Person erklärt hat, das Material durchgearbeitet zu haben, an einem Datum, für diesen Zyklus, gegen die Quelle, die ihr damals gezeigt wurde. Ob ein Video bis zum Ende lief, prüft die Plattform nicht. Trainings sind unversioniert, und genau diese Momentaufnahme sorgt dafür, dass ein zwei Jahre alter Abschluss noch immer sagt, was diese Person bekommen hat, auch nachdem Sie das Video ausgetauscht haben.

04

Erinnerungen, die aufhören, wenn es genug ist.

Vier Auslöser: die Aufnahme in die Zielgruppe, ein Hinweis vor der Fälligkeit, ein letzter am Fälligkeitstag und einer bei Überfälligkeit. Der erste Hinweis richtet sich nach der Häufigkeit, 30 Tage vor einem jährlichen Training und 3 Tage vor einem monatlichen. Wer den laufenden Zyklus abgeschlossen hat, hört nichts mehr davon, für denselben Zyklus geht nie zweimal etwas raus, und mehrere gleichzeitig fällige Punkte kommen als eine einzige E-Mail.

In der Schweiz gehostet, exportierbar und Ihr Eigentum.

Standardmässig in der Schweiz gehostet, in Deutsch und Englisch, On-Premise möglich. Ihre Daten und Nachweise gehören Ihnen und sind jederzeit vollständig exportierbar, ohne Lock-in.

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Ein Modul der Plattform

Woran Trainings hängen.

Ein Training teilt seine Zuweisungslogik mit Richtlinien, seinen Beleg mit den Nachweisen und seine offenen Zyklen mit dem Fristenkalender.

Richtlinien

Gleich zugewiesen, abgeschlossen durch Bestätigen.

342

artifacts captured

linked to controls

Nachweise

Teilnahmelisten und unterschriebene Bestätigungen, mit Controls verknüpft.

JUN

ISO review

in 3 days

Fristen

Jeder offene Trainingszyklus als datierter Eintrag im Kalender.

TSK-012Document backups

TSK-013Access review

TSK-014Scope statementFri

Aufgaben

Material auffrischen, überfällige Personen nachfassen.

FAQ

Die Fragen, die Prüfer stellen.

Was gilt als Abschluss?

Eine Person bestätigt, dass sie das Training absolviert hat, und markiert es als abgeschlossen. devguard hält fest, dass sie das erklärt hat, an einem Datum, für diesen Zyklus, gegen die Quelle, die ihr damals gezeigt wurde. Ob ein Video bis zum Ende lief, prüft die Plattform nicht. Wenn Sie härtere Belege wollen, legen Sie sie im Tab Nachweise ab: eine Teilnahmeliste aus Ihrem LMS, eine unterschriebene Bestätigung, Testergebnisse.

Muss ich die Trainingsinhalte in devguard erstellen?

Nein, und devguard liefert auch keine eigenen mit. Ein Training verweist auf Material, das Sie bereits haben: ein YouTube- oder Vimeo-Video, das direkt abgespielt wird, einen externen Link, der einen LMS-Kurs oder eine Intranetseite in einem neuen Tab öffnet, oder ein PDF, das Sie hochladen und das über einen zeitlich begrenzten Download-Link statt über eine öffentliche URL ausgeliefert wird.

Wie funktionieren wiederkehrende Trainings, und was passiert, wenn jemand eine Rolle betritt oder verlässt?

Eine Zuweisung wiederholt sich einmalig, monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich. Jede Fälligkeit ist ein Zyklus, und ein Abschluss wird dem Zyklus zugerechnet, den er erfüllt. Nichts wird im Voraus erzeugt, deshalb formt eine geänderte Häufigkeit die ganze Reihe neu, statt verwaiste Termine zurückzulassen. Die Zielgruppe löst sich live auf: Wer eine Rolle betritt, übernimmt jede Zuweisung, die auf sie zielt, wer sie verlässt, verliert die Pflicht und ihre Erinnerungen.

Worin unterscheidet sich das von einem LMS oder einer Trainingstabelle?

Es liegt neben dem Rest Ihres ISMS. Ein LMS liefert Material und eine Tabelle hält Termine, aber weder das eine noch das andere führt Pflicht, Zyklus, Status pro Person, Erinnerungsspur und Beleg am selben Ort wie Ihre Controls. Eine Auditorin, die einem Control bis zu seinem Nachweis folgt, landet deshalb genau auf der Teilnahmeliste, die Sie hier abgelegt haben, und Ihr bestehendes LMS behalten Sie.

Wo werden die Daten gehostet, und kann ich sie exportieren?

Standardmässig in der Schweiz gehostet, auf Deutsch und Englisch, On-Premise möglich. Wählen Sie in der Liste beliebige Trainings aus und exportieren Sie sie als CSV. Ihre Abschlusshistorie gehört Ihnen und lässt sich jederzeit vollständig exportieren, ohne Lock-in. Beim Archivieren bleiben ein Training, seine Zuweisung und seine Abschlusshistorie erhalten, es verschwindet nur aus dem aktiven Verzeichnis.

Zeigen Sie, wer was abgeschlossen hat, und wann.

Erfassen Sie die Trainings, die Sie ohnehin durchführen, geben Sie jedem eine Zielgruppe und eine Häufigkeit und überlassen Sie das Nachfassen den Erinnerungen, während der datierte Nachweis pro Person von selbst entsteht.

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Weisen Sie das Training zu,der Nachweis entsteht pro Person.